Message Context System


Ancora oggi lo strumento per comunicare più utilizzato nelle organizzazioni è la posta elettronica.

Si proprio lei la nostra cara “vecchia email” gioie e dolori di molti dipendenti.

Trovare decine di email da leggere, nella propria casella di posta, può far perdere molto tempo, anche perché molte sono li per  eccesso di scrupolo  da parte di chi le ha inviate, tanto una email in più non fa mai male :).

Questo spam a fin di bene  è principalmente un problema organizzativo e gli effetti dannosi di tale pratica sono direttamente proporzionali alla dimensione delle organizzazioni stesse.

Occorrerebbe forzare le persone a pensare prima di inviare una mail, rispondendo ad una domanda del tipo:

Qual è il contesto informativo a cui si rivolge questa mail?

Rispondere a questa domanda può non essere semplice, per questo ho iniziato a lavorare ad una progetto software il cui obiettivo è quello di migliorare il modo con cui avviene la comunicazione all’interno di una organizzazione.

L’idea di base è quello di contestualizzare i messaggi che il mittente invia senza dover dichiarare esplicitamente i diretti destinatari degli stessi, ma piuttosto di indicare di cosa tratta il messaggio che stiamo inviando.
Un messaggio così fatto sarà inviato ad un servizio software il quale, in base alle informazioni in suo possesso, deciderà chi sono i destinatari.

Un esempio di nuovo messaggio può chiarire l’idea:

from: Antonio Di Motta
to: <myorg>.process.new
message body:
La presente è per informarvi che è stato rilasciato un nuovo processo aziendale relativo alla gestione delle stampanti aziendali…

Il servizio software avrà a disposizione un indice interno del tipo:

<myorg>.process.* => employee1, employee2
<myorg>.process.new => employee3
<myorg>.process.change => employee4
…….

Dopo aver consultato l’indice, il messaggio verrà inoltrato ad employee1, employee2 e employee3, ma non ad employee4 in quanto risulta interessato solo ai cambiamenti dei processi aziendali già presenti.

Un software di questo tipo può essere classificato come Message Context System (MCS) e garantisce l’invio solo dell’email necessarie, in quanto costringerebbe gli autori a riflettere su quale sia l’ambito informativo da considerare e di conseguenza imporre una organizzazione alle comunicazioni interne.

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2 pensieri su “Message Context System

  1. se ho capito bene l’idea consiste nel applicare dei tab a una mail e al thread che ne deriva per dichiarare di quali argomenti si occupa la mail.

    da una parte é una questione di tool: possibiitá di specificare il contesto della mail da inviare usando i tag e possibilitá di filtrare le mail da leggere in base ai tag che interessano

    dall’altra é una questione di conoscienza: un processo continuo di knowledge management per identificare e dare una nome i diversi contesti di cui si parla in azienda in modo che i tag disponibili siano significativi

    una visione inspirata da questa idea: qualora in azienda ci fosse la cultura della trasparenza e della collaborazione oltre le barriere dei ruoli la mail potrebbe essere sostituita da un altro sistema un wiki o blog coi tag dove le persone si iscrivono ai tag che gli interessano e partecipano a quelle discussioni. niente mail

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